Kontaktul. Batorego 39L, 87-100 Toruń
tel.: +48 56 611 21 10
fax: +48 56 611 21 11
e-mail: wnopib@umk.pl

Naukowa wizytówka uniwersytetu

Wdrożenie systemu Omega-Psir na UMK jest pracą zespołową (na zdjęciu część z zaangażowanych: dr Tomasz Wojciechowski, dr Tomasz Wolniewicz, Dorota Kromp, Karolina Jarzynka i prof. dr hab. Ireneusz Grabowski).
Wdrożenie systemu Omega-Psir na UMK jest pracą zespołową (na zdjęciu część z zaangażowanych: dr Tomasz Wojciechowski, dr Tomasz Wolniewicz, Dorota Kromp, Karolina Jarzynka i prof. dr hab. Ireneusz Grabowski). fot. fot. Andrzej Romański

Wdrożenie systemu Omega-Psir jest znaczącą jakościowo zmianą w zarządzaniu informacją o kompleksowej działalności naukowej pracowników UMK. Tworzenie Bazy Wiedzy to wspólna praca wielu osób: informatyków, naukowców, bibliotekarzy i pracowników administracji.

Oprogramowanie Omega-Psir opracowano na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. System, przy współpracy firmy Sages, jest stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb krajowych instytucji naukowych. Korzystają już z niego, oprócz samych autorów, m.in. Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Politechnika Śląska, Uniwersytet Opolski i Uniwersytet Gdański. Do grona użytkowników dołączył również Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. To ogromna zmiana w zarządzaniu informacją o pełnej działalności naukowej pracowników naszej uczelni.

Takiej jednolitej własnej bazy do tej pory nie mieliśmy na naszym uniwersytecie. Korzystaliśmy z wielu rozproszonych systemów - każdy z nich był sprofilowany, np. dobrze znany Expertus gromadził jedynie dane bibliograficzne – mówi dr Tomasz Wolniewicz, dyrektor Uniwersyteckiego Centrum Informatycznego, jednostki odpowiedzialnej za wdrożenie Omega-Psir. - Baza Wiedzy, tworzona dzięki oprogramowaniu Omega-Psir, jest w stanie dać pełnię informacji o wszystkich aspektach naukowej aktywności i działalności pracowników UMK. Zgromadzenie danych w jednym miejscu jest zwyczajnie wygodne i pomocne dla wielu grup zainteresowanych.

Baza Wiedzy

- Przewagą Omegi nad dotychczasowymi bazami, z których korzystaliśmy, jest zdecydowanie większy zakres danych, które możemy do niej wprowadzić. Warto zaznaczyć, że system ten jest dość elastyczny, dzięki czemu możemy dostosowywać go do naszych potrzeb i stale rozwijać – tłumaczy dr Tomasz Wojciechowski z UCI, koordynator projektu wdrażającego Bazę Wiedzy na UMK.

Wachlarz możliwości Omegi jest bardzo szeroki. To prawdziwe kompendium wiedzy o zespołach badawczych, publikacjach, doktoratach, dziełach artystycznych, patentach, projektach naukowych oraz konferencjach i innych wydarzeniach organizowanych przez UMK.

Baza jest użyteczna na wielu polach. Po pierwsze będzie świetną promocją dorobku badaczy UMK – można uznać ją za swoistą naukową wizytówkę uniwersytetu. Z pewnością będzie też wspierać procesy związane z ewaluacją i pomoże w okresowej ocenie pracowników. Może być także przydatna przy rozdzielaniu funduszy na wydziałach, a w niedalekiej przyszłości – udostępnianiu tekstów publikacji, zastępując dotychczasowe repozytorium RUMAK.

Buforowanie danych

System działa pod adresem omega.umk.pl. Proces uzupełniania i przenoszenia danych z innych baz jest bardzo zaawansowany.

Przez ostatni rok prace wdrożeniowe skupiły się przede wszystkim na wprowadzeniu danych dotyczących publikacji oraz przygotowaniu narzędzi wspomagających ewaluację – mówi dr Wolniewicz. – Z bazy Expertus przenieśliśmy już ponad 133 tys. rekordów dotyczących publikacji – jak na razie żadnej innej uczelni korzystającej z Omegi nie udało się przetransportować tylu danych.

Trzeba podkreślić, że w przypadku UMK wcale nie było to łatwe zadanie. Do tej pory na naszej uczelni funkcjonowały bowiem dwie odrębne bazy Expertus: toruńska oraz bydgoska, obsługująca naukowców z Collegium Medicum.

- Połączenie ich w jedną część było skomplikowane. Dane miały inne formaty, dodatkowo część publikacji ma współautorów z obydwu kampusów: część zasobów więc się pokrywała – należało to uporządkować i ujednolicić – mówi dr Wojciechowski. – Udało nam się, i to własnymi siłami, bez pomocy zewnętrznej firmy.

Baza Wiedzy
System pozwala nam na najróżniejsze widoki tej samej informacji – zależy kto, czego i po co szuka  fot. Andrzej Romański

Do przeniesienia z Expertusa pozostało niewiele – ok. 10 tys. publikacji, chodzi głównie o prace, które nie były brane pod uwagę w procesie ewaluacji uczelni za lata 2017-2021. Nad tą częścią zadania pracuje intensywnie Biblioteka Uniwersytecka. W prace szczególnie zaangażowani są Joanna Słomkowska, Dorota Kromp, Małgorzata Białobłocka oraz Krzysztof Brzeziński.

Biblioteka Uniwersytecka wciąż odpowiada za kompletność danych dotyczących publikacji naszych naukowców. Poprawne ich wprowadzenie jest bardzo istotne, jest przecież wykorzystywane przez różnego rodzaju gremia: przede wszystkim władze rektorskie i dziekańskie, którym pomocne są m.in. przy ocenie pracownika czy decyzjach o przyznaniu nagród – tłumaczy Joanna Słomkowska, zastępca dyrektora ds. Biblioteki Medycznej, pełnomocnik dyrektora ds. parametryzacji i analiz bibliometrycznych.

- Uspokajam, procedura dodawania publikacji nie uległa zmianie. Nowe pozycje pracowników i doktorantów wciąż należy zgłaszać do Biblioteki Uniwersyteckiej: naukowcy z Torunia do Oddziału Bibliografii Publikacji Pracowników UMK i Analiz Bibliometrycznych, a Collegium Medicum do Sekcji Bibliografii i Analiz Bibliometrycznych. Najlepiej to zrobić drogą elektroniczną, przesyłając skan publikacji lub dostarczyć nam osobiście – mówi Dorota Kromp, odpowiedzialna za część toruńską repozytorium publikacji. – Expertus nie będzie już zasilany nowymi danymi - wszystkie wprowadzamy do Omegi. Warto sprawdzić na swoich indywidualnych kontach, czy na pewno wszystkie nasze publikacje zostały przeniesione z Expertusa do Omegi. W razie nieścisłości również proszę nas powiadomić.

Do Omegi-Psir przeniesiono też informacje o ponad 6 tys. dzieł artystycznych i blisko 2 tys. konferencji organizowanych przez UMK. Kolejnym krokiem będzie uzupełnienie bazy o dane dotyczące patentów.

Sprawdzam!

System Omega-Psir już w swoich założeniach miał być prosty w obsłudze dla użytkowników. Mimo wielu modyfikacji i nowych wersji oprogramowania – taki pozostał. Z poziomu strony głównej, nawet będąc niezalogowanym, można przyjrzeć się wybranej dyscyplinie naukowej bądź wyszukać interesującego nas naukowca. Dowiemy się m.in., gdzie jest (bądź była) zatrudniona dana osoba, poznamy jej dane kontaktowe oraz – co najistotniejsze - zobaczymy dorobek. W eksponowanym miejscu zamieszczono chmurę tagów z głównymi słowami kluczowymi występującymi w publikacjach, dzięki czemu od razu wiadomo, czym zajmuje się naukowiec. Możemy też rozwinąć listę publikacji, a w formie graficznej zostanie nam przedstawiona jego współpraca z innymi badaczami.

Tak naprawdę system pozwala nam na najróżniejsze widoki tej samej informacji – zależy kto, czego i po co szuka – tłumaczy dr Wolniewicz. – Inne informacje będę przecież przydatne do oceny pracownika, a inne przy rozdzielaniu funduszy poszczególnym katedrom na wydziałach. Do tej pory takie zadania wykonywała Biblioteka Uniwersytecka – robiła to na indywidualne prośby. Z Omegi zaś można generować raporty, które pozwolą na znaczącą samoobsługę w tym temacie.

Każdy zalogowany użytkownik może dodać lub zmodyfikować część informacji, które są dostępne w jego profilu.

- Warto dodać identyfikatory ORCID, Scopus, Web of Science czy Google Scholar. Można też edytować opis ogólny i wstawić swoje zdjęcie, przy czym należy pamiętać, że będzie ono widoczne dla wszystkich, również niezalogowanych użytkowników Bazy Wiedzy – tłumaczy dr Wojciechowski.

Ramię w ramię

We wdrożenie nowego narzędzia na UMK zaangażowany był cały zespół osób pochodzących z różnych jednostek UMK: UCI, Biblioteki, wydziałów oraz administracji centralnej.

Moim zdaniem to ważne: wprowadzenie systemu odbyło się u nas własnymi siłami – bez pomocy firm zewnętrznych. Zebraliśmy grono zaangażowanych i fachowych osób, dzięki czemu problemy i wyzwania, które przed nami stały, udało się rozwiązać – mówi dr Wolniewicz.

Z Uniwersyteckiego Centrum Informatycznego, oprócz dr. Wojciechowskiego i dr. Wolniewicza, ogrom pracy wykonali: Maja Górecka-Wolniewicz, która dbała m.in. o utrzymanie całego systemu, jego bezpieczeństwo, aktualizację oraz synchronizację danych dotyczących osób, dr Dariusz Skrenty, który przy wsparciu Danuty Deki odpowiadał za transfer danych z Expertusa, oraz Mariusz Czerniak - do jego zadań należało m.in. dostarczenie informacji z USOS-a i systemu POLon.

W zespole nie zabrakło też przedstawicieli grona akademickiego z wydziałów o różnej specyfice badawczej.

- Już na etapie planowania prac braliśmy pod uwagę to, że powinni w nich wziąć udział przedstawiciele różnych środowisk - mówi dr Wojciechowski. - W procesie wdrożenia Omegi szczególnie potrzebne były nam doświadczenia wydziałów.

Naturalnym partnerem był Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej. Jego pracownicy mogą pochwalić się szeregiem klasycznych publikacji, patentów oraz udziałem w wielu projektach badawczych. Nie tylko jednak z tych powodów.

W prace szczególnie włączyli się prof. dr hab. Ireneusz Grabowski oraz dr hab. Piotr Masłowski, prof. UMK, obaj z Instytutu Fizyki.

Od dobrych kilku lat korzystaliśmy na naszym wydziale z własnej aplikacji - eGPS, do której wprowadzaliśmy informacje o naukowo-badawczej działalności pracowników i doktorantów Instytutu Fizyki i całego wydziału. System taki stworzyłem ponad 10 lat temu z moimi studentami z informatyki stosowanej. Wprowadzamy do niego dane m.in. o publikacjach, konferencjach, patentach, grantach i nagrodach. Korzystaliśmy i korzystamy z naszej bazy przy tworzeniu różnego rodzaju sprawozdań, statystyk, zestawień czy oceny okresowej pracowników, a także po prostu – do bieżącej analizy naszej działalności naukowej – mówi prof. dr hab. Ireneusz Grabowski z Instytutu Fizyki UMK.

Większość zbieranych w bazie informacji była i jest na bieżąco prezentowana na wydziałowych i instytutowych stronach WWW.

- Była to oczywiście baza "lokalna", ale mieliśmy sporo doświadczeń, którymi mogliśmy podzielić się przy wdrażaniu Omegi, służącej przecież całemu uniwersytetowi. Poza tym przestaliśmy rozwijać naszą aplikację, więc naturalnym jej następcą będzie Omega-Psir – dodaje prof. Grabowski.

Drugim powodem zaangażowania się w prace, jak zaznacza prof. Grabowski, była ewaluacja działalności naukowej, którą musiały przejść wszystkie krajowe uczelnie. Jej wyniki mają duże znaczenie - od otrzymanych kategorii naukowych zależy możliwość prowadzenia studiów, szkół doktorskich, nadawania stopni i tytułów, a także wysokość subwencji dla jednostek naukowych z budżetu państwa.

Omega wydała nam się świetnym narzędziem, dzięki któremu mogliśmy do ewaluacji przygotować się technicznie. Sprawdzić, usystematyzować i uzupełnić wszystkie publikacje, które mogą mieć wpływ na naszą ocenę – tłumaczy prof. Grabowski. - Chciałbym podkreślić, że dzięki ogromnemu wysiłkowi i zaangażowaniu pracowników UCI, biblioteki, administracji centralnej, ale także naszego i innych wydziałów udało się wdrożyć narzędzie efektywnie wspomagające działalność naukową.

Ewaluacja była także jednym z powodów, dla którego we wdrażanie Omegi zaangażowali się przedstawiciele Wydziału Nauk o Polityce i Bezpieczeństwie.

- Razem z dr Joanną Piechowiak-Lamparską, pełnomocniczką dziekana WNoPiB, przygotowywałyśmy do ewaluacji dwie dyscypliny: nauki o polityce i administracji oraz nauki o bezpieczeństwie. Zdawałyśmy sobie sprawę z tego, że Omega-Psir może okazać się bardzo przydatnym narzędziem. Dlatego zależało mi, aby nasz wydział został włączony w proces jego testowania, tak aby jak najefektywniej wykorzystać je w czasie ewaluacji – mówi dr Katarzyna Kącka, prodziekan ds. rozwoju i organizacji WNoPiB. – Po drugie: chciałyśmy zwrócić uwagę zespołu wdrażającego na wyzwania, z jakimi mierzyły się dyscypliny społeczne i humanistyczne. Różnimy się istotnie od dyscyplin ścisłych – głównie większym udziałem monografii w ewaluacji. Okazało się, że nasz wspólny wysiłek przyniósł oczekiwany efekt w postaci narzędzia uwzględniającego potrzeby wszystkich naukowców.

Nie mogło również zabraknąć przedstawicieli administracji centralnej, którzy także aktywnie włączyli się w proces wdrażania systemu.

- Żeby dobrze przygotować się do ewaluacji, musimy mieć bardzo dobry zbiór danych, stąd należało właściwie zająć się Omegą-Psir – mówi Karolina Jarzynka, zajmująca się ewaluacją jakości działalności naukowej na UMK. - Moje zadanie polegało na tym, aby skoordynować prace biblioteki i przewodniczących rad dyscyplin. Razem stworzyliśmy bazę danych, która ostatecznie została przekazana do ewaluacji.

Karolina Jarzynka podkreśla, że Omega-Psir jest bardzo przydatnym narzędziem w tego typu pracach.

Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że takiej bazy do tej pory na UMK nie było. Jeśli chodzi o zbieranie danych z poziomu wydziałów czy centralnie, dotąd było to trudne, ponieważ wiedza był rozproszona i za każdym razem należało ją kompletować od nowa – mówi Jarzynka. - A teraz dostajemy narzędzie, dzięki któremu sposób gromadzenia informacji jest ujednolicony, przez co zdecydowanie prostszy, wygodniejszy i staranniejszy.

Praca wre

- Prace nad Omegą, jej udoskonalaniem, to właściwie proces ciągły. Wprowadzanie i uzupełniania informacji bieżących to jedna sprawa. Jednak – tak jak mówiliśmy – to elastyczne narzędzie, dlatego możemy rozwijać je w miarę naszych rosnących potrzeb – zapewnia dr Wojciechowski.

 

Wdrożenie systemu Omega-Psir jest realizowane jako zadanie w projekcie POWR.03.05.00-00-Z306/18 – Universitas Copernicana Thoruniensis In Futuro II – Zad. 14 Baza Wiedzy UMK. Zakończenie projektu planowane jest 30 września 2023r. Jego koordynatorem jest dr Tomasz Wojciechowski.

Zespół wdrażający

Uniwersyteckie Centrum Informatyczne
mgr Mariusz Czerniak, mgr Danuta Deka, mgr inż. Maja Górecka-Wolniewicz, dr Dariusz Skrenty, dr Tomasz Wojciechowski, dr Tomasz Wolniewicz

Biblioteka Uniwersytecka
mgr Małgorzata Białobłocka, mgr inż. Krzysztof Brzeziński, mgr Dorota Kromp, mgr Joanna Słomkowska

Administracja Uniwersytetu
mgr Karolina Jarzynka

Przedstawiciele Wydziałów
prof. dr hab. Ireneusz Grabowski (WFAiIS), dr Katarzyna Kącka (WNoPiB),
dr hab. Piotr Masłowski, prof. UMK (WFAiIS), dr Joanna Piechowiak-Lamparska (WNoPiB)

pozostałe wiadomości